In het tabblad Email kunnen de gegevens en de teksten worden ingesteld die moeten worden gebruikt bij het verzenden van een offerte, factuur of herinnering per e-mail. Hieronder leggen we uit wat het doel is van de velden en hoe de velden kunnen worden gebruikt.
Om e-mails te kunnen versturen, moeten de e-mailinstellingen zijn geconfigureerd in de Module: Instellingen.
Veld: Afzender e-mail
Dit veld bevat het e-mail adres van de afzender die wordt getoond aan de klant bij het ontvangen van de e-mail. Het is belangrijk hier niet zomaar een e-mailadres te kiezen, maar het e-mailadres dat hoort bij de accountgegevens die worden gebruikt bij het versturen van de e-mail. Wordt hiervan afgeweken dan kunnen er problemen ontstaan met het verzenden van de e-mail.
Veld: Afzendernaam
Dit is de naam van de afzender die wordt getoond aan de klant bij het ontvangen van de e-mail. Het is af te raden dit veld leeg te laten. Er kunnen in dat geval problemen ontstaan met de verzending.
Optie: BCC kopie versturen naar e-mailadres / Veld: BCC e-mail(s)
Als deze optie is aangevinkt dan wordt deze mail ook verstuurd naar de e-mailadressen die zijn opgegeven in het veld BCC (Black Carbon Copy oftwel onzichtbare kopie) e-mail(s). Deze e-mailadressen zijn niet zichtbaar in de e-mail die de klant ontvangt. Deze optie is bijvoorbeeld te gebruiken om altijd zelf ook een kopie te ontvangen van een verzonden mail. Ook kan dit veld worden gebruikt om een kopie te verzenden aan je boekhouder. Zo weet deze precies welke facturen er allemaal zijn verstuurd.
Tabbladen: Factuur, Offerte en Herinnering
Voor elk soort document (offerte, factuur of herinnering) kan het e-mail onderwerp en het bericht worden ingesteld. In zowel het "Onderwerp" als het "Bericht" invoerveld kunnen veldnamen worden gebruikt.