ZZPfact begint standaard met het factuurnummer [JAARTAL] + 0001 (bijv. “20180001”). Vindt je dat prima, dan hoef je verder niets te doen. Wil je een andere factuurnummerreeks gebruiken dan kan dat gemakkelijk worden aangepast. Maar, je moet wel met enkele zaken rekening houden.
Het aanpassen van de factuurnummering gebeurd eigenlijk vanuit 2 basisuitgangssituaties:
•Start van een nieuwe administratie
•Aanpassing in een bestaande administratie
Factuurnummering instellen in een nieuwe administratie
Als je gaat beginnen met het maken van je eerste factuur dan kun je het factuurnummer bepalen in de eerste factuur. Echter, het kan zijn, dat je wat testfacturen hebt gemaakt die je niet wilt gebruiken. In die situatie is het belangrijk alle testfacturen eerst weg te gooien voordat je begint. Waarom? Bij het aanmaken van een factuur zal ZZPfact eerst kijken wat het hoogste factuurnummer dat is uitgegeven. Staan er testfacturen tussen met een hoger factuurnummer dan dat van je nieuwe eerste factuur, dan zal ZZPfact dit hoogste factuurnummer aanhouden. Dat is natuurlijk niet wat je zou willen.
Dus:
1.Gooi alle facturen weg voordat je met je eerste ‘echte’ factuur begint.
2.Zet het factuurnummer in de factuur zoals je dat wenst. Bijv. “1” of “1001” of elk ander nummer waar je wilt beginnen.
3.Sla de factuur op.
Vanaf nu zullen alle facturen automatisch doornummeren vanaf het eerste factuurnummer.
Nieuwe nummering beginnen in een bestaande administratie
Bij een bestaande administratie kan het zo zijn dat je de huidige nummering wilt stoppen en met een nieuwe nummering verder wilt. Een voorbeeld van zo’n situatie is als je start in een nieuw jaar.
Het zomaar ergens in het jaar wijzigen van de factuurnummering is af te raden in verband met de regels van de Belastingdienst. De Belastingdienst vereist namelijk een opeenvolgende nummering.
Wil je aan het begin van het nieuwe jaar met een nieuwe nummering verder. Dan kun je dat doen door het volgende te doen:
1.Open de factuur waarin het nieuwe factuurnummer moet gelden. Doe dit op het moment dat de factuur daadwerkelijk definitief wordt. Dus: je gaat de factuur daadwerkelijk versturen.
2.Zet de factuur op de status “Factuur Verstuurd”.
3.Zet het daarna het nieuwe factuurnummer (de volgorde is belangrijk, draai stap 2 en 3 niet om). Dit factuurnummer moet hoger zijn dan elk ander ooit uitgegeven factuurnummer. Wil je met een lager factuurnummer beginnen, lees dan nog even verder. Dat leggen we hieronder uit.
4.Sla de factuur op.
Een nieuw lager factuurnummer gebruiken
Wil je bijvoorbeeld aan het begin van een nieuw jaar opnieuw beginnen met het nummeren van je facturen (Bijvoorbeeld vanaf “1”), dan raden we dat sterk af. Zorg dat je facturen altijd uniek te herkennen zijn op basis van het factuurnummer.
Er kunnen natuurlijk altijd redenen zijn waarom je dat wel zou willen. We raden je dan aan een de huidige administratie op te slaan en met een nieuwe administratie te starten. Maak daarom eerst een backup van de huidige administratie
Om een backup te maken van je factuurgegeven voer je de volgende stappen uit:
1.Ga naar het lint en kiest het tabblad “Tools en Informatie” bovenin de ZZPfact applicatie.
2.Druk op de knop "Backup Maken".
3.Kies een map waar de backup moet worden opgeslagen. Het is handig de backup op te slaan op bijvoorbeeld een externe harde schijf of USB-stick zodat de backup niet alsnog verloren gaat als de harddisk stuk gaat.
4.Kies een bestandsnaam. Denk aan een naam waarin de datum van de backup is verwerkt. Bijvoorbeeld: “zzpfact 12 november 2027.sfb”
5.Druk op de knop “Opslaan”.
De backup is gemaakt. Informatie over het terugzetten van een backup kun je vinden in het hoofdstuk Backup terugzetten.
Om nu met een nieuwe administratie te beginnen moeten alle ‘oude’ facturen worden verwijderd.
Doorloop de volgende stappen om alle facturen en offertes uit je administratie te verwijderen.
1.Ga in het modulemenu naar Facturen/Offertes.
2.Ga naar het tabblad "Geavanceerd" (1)
3.Druk op de knop "Alle facturen verwijderen" (2) (Ook offertes worden verwijderd)
4.Bevestig met "Ja". Er wordt nu een tweede bevestigingsvenster getoond.
5.Bevestig met nogmaals "Ja".
Alle facturen en offertes zijn nu verwijderd uit de administratie.
Je kunt nu beginnen met de nieuwe administratie en nieuwe factuurnummering. Volg daarvoor de stappen in de voorgaande sectie: Factuurnummering instellen in een nieuwe administratie